企業サイトや自治体サイトでは、情報の公開に一定の承認フローを定める必要があるためにサイトの更新作業が煩雑化せざるを得ません。またこうしたワークフローがない（あるいは、あるが管理が厳密でない）場合でも、更新されたサイトに問題が発生するなど万一の自体が発生した際の対応や責任追及・予防が容易ではありません。
CMSではワークフロー管理でスタッフや作業内容・進捗状況を一括管理できます。「コンテンツを制作する（テキストを書く）」「承認する」「公開する」といった各スタッフの役割と作業を登録し、案件ごとのスケジュールにそった適切な作業を促します。
スタッフや作業内容に応じて利用可能な機能やアクセスの制限もできるため、より安全に多様なスタッフをサイト更新作業に関わらせることも可能になるなど、柔軟な運営が行えます。更新ごとの内容をバージョン管理することで、万一の場合に過去の状態に戻すことも可能です。
またワークフローを適切に設定し、サイトへの公開・取り下げを予約により自動的に行うことで、管理者に更新作業を依頼する、予定時間まで待機するなどの必要がなくなります。
こうしたメリットをいかし、公開に際して厳しい情報管理が求められる企業の「IR情報」や自治体の「合格者発表」などのコンテンツのハンドリングにもCMSが使われています。