グループウェアは、コンピュータを使い社内の情報を共有、コミュニケーションを円滑にし、
業務を効率よく行うためのルールを作りだすソフトウェアです。
･･･社内を見渡すと、ホワイトボードには上司や同僚の行動予定が書かれ、 自分の机の上にはメモ帳や付箋紙で伝言が書かれているものが置かれている･･･
これらの業務上の情報を、スピーディーかつ正確に行うことができるのがグループウェア。 社内の様々な情報をネットワークを利用して管理することができます。
グループウェアの中には、スケジュール管理、回覧板、インフォメーション(掲示板)、 設備予約、文書管理、アドレス帳といった機能が入っており、ブラウザ(インターネットで ホームページを見る画面)や携帯電話上で利用することができます。
プレゼンデータや見積り書、会議資料などの資料を個人がそれぞれ管理していると、必要な情報がすぐに出てこないといった状況になりがちです。
これらをまとめて管理するのが、文書管理機能やキャビネット機能、利用者名簿などです。
また不在者宛に顧客より連絡があった場合、連絡を受けた人も返答がしづらいですが、 このような場合にも、スケジュール機能や伝言所在機能が、顧客満足度向上に繋がる 第一歩として利用されています。
全社内に一度で知らせたい事項などは、インフォメーション(掲示板)機能が便利です。
会議室の予約や社用車の管理などの情報を共有することで、「空いていると思った 会議室が使われていた」「予約の電話をいれたはずなのに」といった事態を設備予約機能や備品を管理する備品管理機能で、手間なく確実にすることができます。
また、ワークフロー機能と併用すれば、承認作業をルーチン化できスムーズに作業が行えます。
個人の持っているノウハウや経験知を、電子会議室機能や回覧・レポート機能をもちいて 皆に公開することができます。誰かが失敗したことを、また別の人が同じような失敗を繰り返していると言った状況は社内でよくありがち。これを未然に防ぐことができます。 過去の蓄積されたデータを簡単に検索できるのも、グループウェアならではの強みです。
個人でメールを使用していると、それぞれのパソコンに分散してクレームなどのデータが 蓄積されてしまいます。これを一元管理できるのがウェブメール機能です。
また外出時は携帯電話でスケジュールやメールの管理ができたり、うっかり忘れを未然に防ぐアラーム機能などもよく使われています。